iARTA Versie 1.0 01-04-2021
Samenvatting
iARTA BV optimaliseert logistieke processen binnen de zorgsector. Daarbij verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens. Wij vinden privacy belangrijk, daarom leggen we in deze privacyverklaring uit voor welke doelen en op welke manier wij gegevens verzamelen en verwerken. We geven hierin ook aan wat uw rechten zijn.
Onze opdrachtgevers zijn met het afnemen van onze dienstverlening verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die wij in dit kader verwerken. De opdrachtgever bepaalt bijvoorbeeld welke medewerkers toegang krijgen tot onze dienstverlening. Daarnaast ontvangt de opdrachtgever rapportages en inzichten over het gebruik van onze dienst binnen uw organisatie. Als u meer wilt weten over de manier waarop uw werkgever met uw persoonsgegevens omgaat, kan u terecht bij uw werkgever. In deze privacyverklaring geven wij informatie over wat wij doen met uw persoonsgegevens.
Voor welke doeleinden verwerken we uw gegevens?
iARTA optimaliseert logistieke processen, zoals het schoonmaak van bedden, patiëntenvervoer, afleveren van medische apparatuur en het opnemen van maaltijden. Wij respecteren de privacy van u als gebruiker en zorgen dat uw persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Verwerking van persoonsgegevens gebeurt uitsluitend in overeenstemming met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt. Wij mogen deze gegevens verwerken voor zover dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overeenkomst met uw werkgever die u als gebruiker toegang geeft tot ARTA, de applicatie van iARTA.
Uw persoonsgegevens worden door ons verwerkt binnen het kader van de volgende doelen:
- voor de totstandkoming en uitvoering van een overeenkomst;
- om de overeengekomen diensten, producten en/of informatie (digitaal) aan te bieden of op papier te leveren;
- om gebruikersinformatie, serviceberichten of andere niet-commerciële berichten te kunnen sturen;
- om te voldoen aan de op ons rustende wet- en regelgeving en voor het laten uitvoeren van (accountants)controle.
Welke gegevens verzamelt iARTA ?
Klantgegevens
Wanneer we zaken doen met onze klanten verzamelen wij de persoonsgegevens die betrekking hebben op onze klanten. Denk hierbij aan vertegenwoordigers, contactpersonen en medewerkers en informatie zoals e-mailadres, zakelijk telefoonnummer en het bedrijfsadres. Deze persoonsgegevens worden verzameld als je een dienst bij iARTA afneemt, tijdens het verkoopproces, via telefoongesprekken of via e-mail correspondentie.
Gebruikers ARTA
Als je toegang krijgt tot onze applicatie, hebben we nooit meer dan de volgende persoonsgegevens nodig:
• Naam
• Personeelsnummer
• E-mail adres
• IP-adres
Inzage in jouw gegevens
Een beperkt aantal medewerkers binnen iARTA is bevoegd tot inzage in uw persoonsgegevens. Inzage is gebaseerd op rollen, verantwoordelijkheden en op een need to know basis. Deze medewerkers zijn gebonden aan geheimhouding. Uw werkgever heeft toegang tot het beheer gedeelte van ARTA waarmee je werkgever inzicht krijgt in de uitvoering van processen. U kunt bij uw werkgever navragen wie toegang hebben tot het beheer gedeelte.
Bewaartermijnen
Klanten
In beginsel houden wij voor het gebruik van gegevens die wij van u verwerken een termijn aan van twee jaar na het einde van de (klant)relatie. Ontvangt u bijvoorbeeld e-mails omdat u klant bent (geweest), dan blijft u die ontvangen tot twee jaar na beëindiging van uw klantrelatie. U kunt natuurlijk altijd aangeven dat u deze e-mails niet meer wilt ontvangen, dan zullen we dat verwerken in ons systeem.
Gebruikers ARTA
ARTA wordt overwegend geïnstalleerd op het netwerk van de klant, waardoor de bewaartermijnen van de gebruikersgegevens vallen onder de verantwoordelijkheid van de klant.
Op welke grondslagen verwerken wij je gegevens ?
Wij verwerken de persoonsgegevens voor twee grondslagen uit artikel 6 van de AVG, namelijk noodzaak voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzaak voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Daarnaast beroepen wij ons op de noodzaak om persoonsgegevens te verstrekken als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Uitvoering overeenkomst:
Het gebruik van uw naam, adres en betalingsgegevens om de dienst te kunnen leveren, om u facturen te kunnen sturen en betalingen te kunnen innen.
Gerechtvaardigd belang:
Wij verwerken uw persoonsgegevens indien dit in ons gerechtvaardigd belang is voor de bedrijfsvoering en de optimalisatie daarvan, of in het gerechtvaardigd belang van een derde zoals onze klant, zolang uw belangen niet zwaarder wegen. Onze klanten hebben een gerechtvaardigd belang bij het ontvangen van onze diensten. iARTA heeft bijvoorbeeld een gerechtvaardigd belang bij:
- het communiceren met (potentiële) klanten over haar diensten;
- het uitvoeren van haar diensten;
- het voeren van (financiële) administratie;
- het uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoeken;
- het beschermen en onderhouden van IT-systemen;
- het ontwikkelen en verbeteren van haar dienstverlening.
Leveranciers
iARTA stelt hoge eisen aan haar leveranciers. Zoals eerder beschreven worden jouw persoonsgegevens verzameld op locatie van de klant. iARTA zal geen persoonsgegevens verstrekken aan leveranciers.
Hoe kunt u uw privacy rechten uitoefenen?
Wij vinden het belangrijk dat u uw privacy rechten kunt uitoefenen. U kunt hierover per e-mail, telefonisch of schriftelijk contact met ons opnemen. U heeft de volgende rechten:
- Het recht van inzage: het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken;
- Het recht van correctie: als de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet (meer) juist zijn;
- Het recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, heeft u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst;
- Het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens aangepast moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of als u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, heeft u het recht om te vragen om beperking van de verwerking;
- Het recht op dataportabiliteit: we zullen alle persoonsgegevens die wij van u verwerken op de grondslagen toestemming of overeenkomst aan u overdragen, of aan een organisatie van uw keuze.
Wij zullen uw instructies zo snel mogelijk opvolgen, tenzij de wet ons verplicht om de betreffende persoonsgegevens te bewaren of er (andere) dringende redenen zijn die zich tegen aanvulling, verbetering of verwijdering verzetten.
Welke cookies gebruiken wij?
iARTA gebruikt alleen technische/functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website of webapplicatie wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Wij gaan uiterst zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. Wij hebben verschillende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Zo beveiligen wij onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging en hebben wij technische en organisatorische maatregelen getroffen in de vorm van encryptie van gegevens en zowel fysieke als logische toegangscontroles. Het aantal mensen dat toegang heeft tot de persoonsgegevens is tot het minimum beperkt.
Verwerken wij ook gegevens buiten de EU?
Wij hebben als uitgangspunt om uw persoonsgegevens alleen binnen de EU te verwerken. Aangezien de privacy verordening van toepassing is binnen de EU, kunnen we daarmee in beginsel altijd een passend beschermingsniveau verzekeren. Als het incidenteel een keer noodzakelijk zou moeten zijn om gegevens buiten de EU door te geven, dan uitsluitend op basis van passende maatregelen die redelijkerwijs nodig zijn om te waarborgen dat uw gegevens zo goed mogelijk worden beschermd.
Tot slot
Wij behouden ons het recht voor deze privacy verklaring aan te passen. Op onze website wordt altijd de meest recente privacy verklaring beschikbaar gesteld, u vindt deze in de footer. De ingangsdatum staat bovenaan dit document. Wanneer u een klacht heeft over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, willen we u verzoeken om contact met ons op te nemen via info@iarta.nl, zodat we uw klacht in behandeling kunnen nemen.